自治体

ネット分離の庁内端末で使う、自治体での活用例

個人情報を含む会議の記録を、インターネットにつながらない端末だけで文字にする運用を、想定ユースケースで紹介します。

注記: 本ページは特定の自治体の実導入を切り出したものではなく、頻出するご相談を元に構成した想定ユースケースです。参考にされる際は、ご自身の運用条件と照らし合わせてご検討ください。効果の数値は当社の試算であり、導入結果を示すものではありません。
課題

個人情報を含む会議の記録を、効率よくテキストにしたい

  • 外に出せない内容の会議が多い
    児童生徒や保護者の個別の事情、住民からの相談など、録音を外部に預けられない内容が中心です。
  • クラウドの文字起こしは使えない
    庁内の業務端末はインターネット系と分けられていて、規程で禁止されていることも多くあります。
  • 記録づくりが職員の手作業
    会議のあとに、長い時間がかかります。
検討の進み方

役所の進め方に合わせて、段階的に確かめられます

規程・情報セキュリティの確認、見積り、予算・決裁と回るため、2週間のお試しだけでは結論が出ないことが多くあります。

1

担当課が自分で試す

まず担当課の職員が、普段の音声で使い心地を確かめます。

2

会議を担当する部署でも試す

実際に会議の記録をつくる部署の職員にも使ってもらいます。

3

規程・情報セキュリティの確認と見積り

確認事項はセキュリティチェックシート回答集にまとめています。

4

予算・決裁

稟議には、1ページの資料(買い切り版・PDF)をお使いください。

  • お試し期間が終わっても、アプリは止まらず、データも消えません。決裁を待つあいだも、購入を判断するための確認を続けられます(お試し終了後について)。
  • 「まず1台から試験的に導入し、使い方が固まってから広げる」進め方が取りやすい形です。
ネット分離の端末での導入

インストール不要。USBメモリで持ち込んで展開するだけ

庁舎の執務室で、職員のノートパソコンの中だけで会議の音声が文字になっている場面。外部の雲とは線がつながっておらず、別の端末からはUSBメモリだけが持ち込まれる
インターネットにつながらない庁内端末に、USBメモリで持ち込んで使えます
  • 持ち込みはZIPファイルだけ
    インターネットにつながる別の端末でZIPファイルを入手し、USBメモリ等で庁内端末へ移して展開します。
  • AIは同梱、初回のダウンロードもなし
    音声認識のAIはZIPに入っています。要約も使う場合は「要約機能付き版」を選びます。
  • ライセンスの登録も通信なし
    購入後に届く「ライセンスのご案内」メールにある「オフライン用ライセンス」を貼り付けるだけで登録でき、以後も通信しません(登録のしかた)。
  • 単語帳は、フォルダごとコピーして共有
    1台で整えた固有名詞・専門用語の単語帳は、他の端末でもそのまま使えます。自治体用語をあらかじめ登録したプリセット単語帳(無料)もあります。
買い方

買い切り・請求書払いで、単年度の物品購入として処理しやすい

買い切り(永続ライセンス)は1ライセンス 15,000円(税込)です。年額の費用はありません(価格)。

1

御見積書

2

ご発注

3

納品(「ライセンスのご案内」メール)と請求書

4

端末での登録を確認(検収)

5

お振込み

  • 見積書・請求書は、貴庁の書式に合わせて作り直せます(宛名、日付の扱いなど)。
  • 請求書には、請求者の住所・氏名(代表者名)、適格請求書発行事業者の登録番号、振込先を記載しています。
想定される効果

外への送信経路をつくらない

音声も文字も端末の中で完結します。オフライン用ライセンスなら、ライセンスの確認も通信なしです。

記録づくりの手作業を、端末に任せる

会議のあとの文字起こしを端末に任せ、職員は内容の確認と整えに時間を使えます。

専門用語・固有名詞の表記を、部署内でそろえる

単語帳を共有すれば、制度名や地名などの表記ゆれを部署内で減らせます。

自治体での導入を検討中の方へ

導入検証は無料です(申込不要・2週間)

規程・情報セキュリティの確認、見積書・請求書払いのご相談を承ります。原則2営業日以内にお返事します。

あわせて読む: 法人・自治体のお問い合わせ(複数ライセンス) / セキュリティチェックシート回答集